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Personalausstattung

Eine Abstimmung der Ist-Situation der Kontrollabteilung mit dem geprüften Referatsleiter auf Grundlage des Dienstpostenverteilungsplanes ergab, dass zur Zeit der Einschau bzw. der prüfungsrelevanten
Jahre 2014 und 2013 insgesamt 3 ganztägige Mitarbeiter dem Produkt
„Einkauf“ überwiegend zugeordnet waren.

Kostenrechnung

Die im Magistrat der Stadt Innsbruck installierte Kosten- und Leistungsrechnung ermöglicht es, erbrachte Leistungen und die betreffenden
Kosten bzw. Erlöse auf definierte Produkte bzw. Kostenträger umzulegen. Kosten und Erlöse, die einzelnen Bereichen nicht direkt zuzuordnen sind (sog. Gemeinkosten oder Overheadkosten), werden mit Hilfe
von Kostenstellen und in weiterer Folge mit Verteilungsschlüssel auf
die Kostenträger umgelegt
Die Umlegung der Personalkosten erfolgt auf Grundlage der definierten Kostenträger (bzw. Kostenstellen) und richtet sich nach der zeitlichen Beanspruchung der Bediensteten. Die zeitliche Zuordnung (in
Prozenten ausgedrückt) ist vom jeweiligen Amtsvorstand monatlich an
das Referat Vermögenrechnung/Kosten- und Leistungsrechnung der
MA IV – Finanz-, Wirtschafts- und Beteiligungsverwaltung zu melden.

Kostenträger –
Empfehlung

Dem Produkt „Einkauf“ waren die Kostenträger 138004 – Einkauf und
138005 – Lagerhaltung zugeordnet. Der kumulierte Kostenträgererfolg
inkl. Umlagekosten wurde in der Kostenrechnung im Jahr 2014 mit
€ -174.285,00 und im Jahr 2013 mit € -151.892,00 ausgewiesen.
Im Magistrat der Stadt Innsbruck wird – neben der personenbezogenen zeitlichen Zuordnung für die Kostenrechnung – des Weiteren eine
Funktionsmatrix geführt, bei der die Zuteilung der Arbeitszeit der städtischen Mitarbeiter auf einzelne definierte Aufgaben erfolgt.
Die Kontrollabteilung führte beim gegenständlichen Referat bezüglich
der auf Stunden basierenden Funktionsmatrix und der auf Prozente
aufbauenden Stundenverteilung der Kostenrechnung eine Plausibilitätsprüfung im Rahmen ihrer Einschau durch. Bei einem Mitarbeiter
kam es zu Abweichungen. Die Personalkosten dieses Bediensteten
wurden u.a. zu 10 % dem Kostenträger 138002 – Telefonvermittlung
zugeordnet. Diese Zuteilung spiegelte sich jedoch in der Funktionsmatrix nicht wieder.
Hingegen war das Produkt Post-, Boten- und Zustelldienste in der
Funktionsmatrix mit einer Stundeneingabe des Mitarbeiters bedacht,
jedoch eine in Prozent ausgedrückte kostenrechnerische Berücksichtigung der Personalkosten dieses Produktes nicht eingetragen.
Die Kontrollabteilung empfahl daher, eine Harmonisierung der Stundenaufzeichnung im Bereich der Funktionsmatrix mit der auf Prozente
basierenden Personalkostenverteilung für die Kostenträgerrechnung in
Zusammenarbeit mit der MA IV vorzunehmen.
Die Überarbeitung der Funktionsmatrix wurde im Rahmen des Anhörungsverfahrenes von der verantwortlichen Dienststelle zugesagt.

Personalkosten

Zl. KA-09839/2015

Im Verhältnis zu den ausgewiesenen Kostenträgererfolgen schlugen
die Personalkosten des Produktes „Einkauf“ mit rund 80 % im Jahr
2013 und mit 81 % im Folgejahr zu Buche.
Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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