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In Bezug auf die prüfungsrelevanten Warengruppen führte die Kontrollabteilung mit dem Leiter des Einkaufs der IKB AG eine tiefergehende Abklärung durch. Im Gegensatz zu der oben beschriebenen
Aufwärtsentwicklung beim gesamten Einkaufsvolumen, konnte für den
prüfungsrelevanten Bereich eine Verringerung der Gesamtsumme
festgestellt werden. Das Volumen der prüfungsrelevanten Warengruppen sank von € 899.795,95 im Jahr 2013 auf € 737.934,14 im Jahr
2014. Der Rückgang war zum überwiegenden Teil auf die Warengruppen „Drucksorten/Papier“ und „Verbrauchsmaterial Allgemein“ zurückzuführen. Laut Aussage des Einkaufsleiters der IKB AG ist der Rückgang mit der Umstellung von individuellen Druckergeräten pro Arbeitsplatz auf zentrale Druckerstationen einhergegangen.
Lieferantenverwaltung
und Software

Die IKB AG teilte der Kontrollabteilung mit, dass eine zentrale Datenbank bezüglich der Lieferanten (samt Verträge und Konditionen) auflag
und gewartet wurde. Für den Bereich Einkauf und Lagerwirtschaft war
das SAP Modul MM (Materialwirtschaft) im Einsatz und wurde in den
Standardanwendungen genutzt.

Externe Dienstleister

Aus den übermittelten Daten ging zudem hervor, dass für Beschaffungsvorgänge des definierten Prüfungsumfanges von der IKB AG
keine externen Dienstleister herangezogen wurden.

Vergaberecht

Eine Abstimmung der Kontrollabteilung mit dem Leiter des Einkaufs
der IKG AG hat zum Ergebnis geführt, dass im Hinblick auf den definierten Prüfungsschwerpunkt und -zeitraum keine Ausschreibungen im
Sinne des Bundesvergabegesetzes abgewickelt wurden.
6 Innsbrucker Immobilien GmbH & Co KG

Aufbauorganisation

Der prüfungsrelevante Bereich Einkauf / Beschaffung war bei der IIG &
Co KG nicht in einer selbständigen Abteilung organisiert, sondern erfolgte – abhängig von den Artikelgruppen – durch eine jeweils zuständige organisatorische Einheit.

Personalausstattung

Die Beschaffungsvorgänge wurden laut den übermittelten Daten von 5
Mitarbeitern erbracht. Drei Personen waren in der Organisationseinheit
Servicebetriebe mit der Beschaffung von Bekleidung involviert. Ein
Mitarbeiter (angesiedelt im Segment Archiv/Registratur) deckte den
Bereich Büromaterial ab und ein weiterer Dienstnehmer im Bereich
Wohn- und Geschäftsgebäude war für die Beschaffung von Arbeitsbekleidung – außer für den Bereich Servicebetriebe – zuständig.

Personalkosten

Eine kostenmäßige Aufteilung der Personalkosten für den Tätigkeitsbereich Einkauf / Beschaffung war seitens der IIG & Co KG nicht möglich, da die Beschaffungsvorgänge zusätzlich zur normalen dienstlichen Tätigkeit verrichtet wurden.

Bestellvorgang

Als maßgebende interne Dienstanweisung für Bestellvorgänge wurde
der Kontrollabteilung das interne Kontrollsystem (IKS) seitens der IIG &
Co KG übermittelt. Ohne auf das ausführliche IKS im Detail einzugehen, hebt die Kontrollabteilung hervor, dass Bestellungen bzw. Aufträge (gemäß IKS) schriftlich zu erfassen waren.

Zl. KA-09839/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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