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Falls keine budgetäre Bedeckung vorliegt oder es sich um Verwaltungskosten (nicht verrechenbare, ertragsmindernde Kosten) handelt,
war in der genannten Vorschrift vermerkt, dass grundsätzlich ab einer
Wertgrenze von € 100,00 die Zustimmung durch die Geschäftsfüh rung
eingeholt werden muss. Die Verwaltungskosten subsumierten laut der
übermittelten Unterlage auch „Büromöbel und ähnliches“.
Für die Bestellung von Büromaterial war darüber hinaus geregelt, dass
dieser Ablauf grundsätzlich dem dafür zuständigen Sacharbeiter nach
Beauftragung durch den jeweiligen Geschäftsbereichsleiter obliegt.
Mehrere Angebote waren – laut IKS – einzuholen, wenn diese zu einer
Kostenersparung führen können. Auch hier galt die vorgenannte
€ 100,00 Wertgrenze.
Kennzahlen

Als prüfungsrelevante Kennzahlen wurden von der IIG & Co KG die
Sollbuchungen der Büroeinrichtungen, der Büromaschinen sowie der
Leasingposition der Büromaschinen und der Büroaufwand angegeben.
Die Summe dieser Positionen ergab für das Jahr 2014 einen Wert von
€ 42.987,05 bzw. für das Jahr 2013 insgesamt€ 36.559,32.
In beiden Jahren war der Büroaufwand die dominierende Position. Im
Jahr 2013 betrug dessen Anteil rund 65,8 % und im Folgejahr 2014
rund 58,2 % der beschriebenen Gesamtsummen.

Lieferantenverwaltung
und Software

Eine zentrale Datenbank im Hinblick auf die Lieferanten (samt Verträge
und Konditionen) war bei der IIG & Co KG nicht vorgesehen.
Im Konnex mit der verwendeten Software wurde von der IIG & Co KG
angegeben, dass diese sich in 2 Programme gliedert. Einerseits das so
genannte domizil+, welches die buchhalterische Seite abdeckt und
andererseits das Programm Objektmanagement, welches für die verwaltungstechnische Abwicklung verwendet wurde. Bestellungen wurden über das Objektmanagement erfasst (Vergabe automatischer Bestellnummer oder Auswahl eines Kreditors, usw.).

Externe Dienstleister

Unter dem Aspekt der Lieferantenverwaltung informierte die IIG & Co
KG die Kontrollabteilung, dass zum Prüfungszeitpunkt Überlegungen
angestellt wurden, künftig Beschaffungen über externe Dienstleister
abzuwickeln. Im Rahmen der Stellungnahme teilte die IIG & Co KG der
Kontrollabteilung jedoch mit, dass diese Überlegungen wieder verworfen wurden.

ISpA und MHI

Aufgrund der gesellschaftsrechtlichen und örtlichen Anknüpfungen der
Innsbrucker Sportanlagen Errichtungs- und Verwertungs GmbH (ISpA)
an die IIG & Co KG (u.a. identer Geschäftsführer und Niederlassungsstandort; Stadt Innsbruck als alleiniger Gesellschafter) besteht eine
starke gemeinsame Nutzung der Strukturen.
Ähnlich verhält es sich mit der Innsbrucker Markthallen-Betriebsgesellschaft m.b.H. (MHI) mit dem 100 %-Gesellschafter IIG & Co KG
und ihrem wiederum identen Geschäftsführer, woraus sich ebenfalls
eine in vielen Bereichen gemeinsame Ressourcennutzung ergab. Aufgrund der deckungsgleichen Abläufe und Strukturen mit der IIG & Co
KG hat die Kontrollabteilung in weiterer Folge – über die Auswertung
des Fragebogens hinaus – keine vertiefende Einsicht in die ISpA und
die MHI vorgenommen.

Zl. KA-09839/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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