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In weiterer Folge waren die mit den Beschaffungsvorgängen involvierten Mitarbeiter der ISD verpflichtet, sich dieser Angebote zu bedienen.
Zum Prüfungszeitpunkt waren im Warenwirtschaftsprogramm der ISD
rd. 5.000 Artikel gelistet; davon betrafen rd. 3.200 Artikel den Lebensmittelbereich und rd. 1.800 waren Nonfood-Artikel.
Wenn eine Anschaffung von den im Warenwirtschaftsprogramm abweichenden Produkten für notwendig erachtet wurde, war jedenfalls das
Einvernehmen mit der Bereichsleitung Zentraleinkauf herzustellen.
Die Bereichsleitung Zentraleinkauf war letztlich angehalten, „alle getroffenen Entscheidungen zugunsten eines Produktes oder einer
Dienstleistung bzw. alle Abänderungen des bestehenden Sortiments
und alle Wechsel von Anbietern entsprechend zu dokumentieren und
die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit nachzuweisen bzw. die erforderliche
Transparenz an den Tag zu legen“.
Kennzahlen

Das Einkaufsvolumen des Bereiches Zentraleinkauf stieg von rd.
€ 3,8 Mio. im Jahr 2013 um einen Betrag von rd. €0,1 Mio. auf insg esamt rd. € 3,9 Mio. im Jahr 2014.
Die Beauftragungen an Lieferanten durch den Bereich Zentraleinkauf
beliefen sich im Jahr 2014 auf 20.120 und im Jahr 2013 auf insgesamt
20.211. Die von der Bereichsleitung Zentraleinkauf ausverhandelten
und von ihr bzw. den jeweiligen Geschäftsbereichen und Bereichsleitungen bezogenen Artikel waren in fünf Warengruppen (Lebensmittel,
Büromaterial, Reinigungsmaterial, Inkontinenz, Körperpflegemittel) kategorisiert.

Lieferantenverwaltung
und Software

Im Warenwirtschaftsprogramm der ISD (tl1 Warenwirtschaft) waren
sämtliche für eine Beschaffung dienlichen Informationen (wie bspw.
Name des Ansprechpartners, Einzahlungsart, Zahlungskonditionen) auf
Basis der Datenbank Oracle hinterlegt und wurden mit dieser ClientServer-Lösung nicht nur Stammdaten (Adressen und Lieferanten) sondern sämtliche Artikel der Bereichsleitung Zentraleinkauf verwaltet
Zudem hatte die ISD von der tl1 GmbH Software-Entwicklung neben
dem Warenwirtschaftsprogramm u.a. auch die Produkte tl1 Wohnheimverwaltung „WinSTUD“, tl1 Finanzbuchhaltung „Kredit“ sowie das tl1
Kassenwesen erworben. Um die Nutzung von Programmteilen der einzelnen soeben angesprochenen Produkte in einer Applikation zu ermöglichen, war vom erwähnten IT-Unternehmen das Programm „Telos“
entwickelt und implementiert worden

Externe Dienstleister

Erhebungen der Kontrollabteilung ergaben, dass von der ISD über externe Dienstleister in den Jahren 2014 und 2013 Liefer- und Dienstleistungen mit einem Wert von insgesamt rd. € 77,5 Tsd. angeschafft wu rden. Diese Zukäufe betrafen vorrangig den IT-Sektor.

Vergaberecht

Im Jahr 2014 sind nach Durchführung eines offenen Verfahrens gemäß
BVergG 2006 Pflegebetten erworben sowie Möbeltischlerarbeiten vergeben worden. Hinsichtlich der eingangs erwähnten prüfungsrelevanten
Definition des Bereiches Einkauf / Beschaffung fanden keine Ausschreibungen statt.

Zl. KA-09839/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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