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Bestellvorgang

In Bezug auf den Bestellvorgang verwies die CMI auf ihr Internes Kontrollsystem (IKS). Dort wurde unter Punkt 10. Beschaffung u.a. ausgeführt, dass die Koordination der Lieferantenauswahl sowie die Verhandlungen über Einkaufskonditionen durch den zuständigen Referenten
bzw. Projektleiter zu erfolgen hatte. Zudem waren mindestens drei Angebote einzuholen. Der Preis war dabei nach dem Preisangebotsverfahren zu erstellen. Der Zuschlag war entweder dem technisch und
wirtschaftlich gesamthaft günstigsten Angebot (Bestbieterprinzip) oder
dem im Preis niedrigsten Angebot (Billigstbieterprinzip) zu erteilen.
Ferner war im IKS normiert dass die Warenübernahme, die Rechnungseingangskontrolle, der Buchungsvorgang sowie die Genehmigung und Bezahlung der Eingangsfakturen nach den Richtlinien der
Dienstanordnung zur Buchführung zu erfolgen hatte.

Kennzahlen

Die Ausgaben des Jahres 2014 bezüglich der prüfungsrelevanten Artikel ergaben eine Gesamtsumme von € 37.044,00 und beinhalteten
neben der Miete inkl. Service für Kopiergeräte (€ 27.339,00) sowie den
Rechnungsbeträgen der Abonnements für Fachliteratur (€ 4.689,00)
auch 28 Bestellungen des Bürobedarfs (€ 4.018,00) und weitere 14
Bestellungen für Sicherheitsschuhe (€ 998,00). Im Jahr 2013 erreichte
die Summe der prüfungsgegenständlichen Waren einen Gesamtwert
von € 39.704,00 und verteilte sich wiederum auf die Kopiermiete inkl.
Service (€ 25.787,00) den Abonnements für Fachliteratur ( €5.072,00)
sowie 48 Bestellungen des Bürobedarfs (€ 6.807,00), 6 Bestellungen
von Sicherheitsschuhen (€ 378,00), sowie einer Büromaschine
(€ 1.660,00).

Lieferantenverwaltung
und Software

Die CMI gab der Kontrollabteilung die Auskunft, dass eine zentrale Datenbank für die Verwaltung der Lieferanten im Unternehmen vorhanden
war.

Externe Dienstleister

Bezüglich der Thematik der externen Dienstleister für Bestellungsvorgänge gab die CMI im erwähnten Fragebogen an, dass sie für die prüfungsrelevanten Bereiche keine diesbezüglichen Aufträge vergeben
hat.

Vergaberecht

Gemäß den Angaben der CMI wurden für die hier behandelte Thematik
keine Ausschreibungen im Sinne der gesetzlichen Vergabebestimmungen durchgeführt.
10 NEUE HEIMAT TIROL Gemeinnützige WohnungsGmbH

Aufbauorganisation

Der für den Einkauf bzw. Beschaffung verantwortliche Geschäftsbereich Dienstleistung umfasste im Wesentlichen die Buchhaltung, das
Wohncenter und die Rechtsabteilung. Der Bereich Einkauf / Beschaffung wurde – laut den vorliegenden Prüfungsunterlagen – im Rahmen
der jährlichen Budgeterstellung geplant und mitbetreut.

Personalausstattung

Laut den vorliegenden Daten war ein Mitarbeiter für den prüfungsrelevanten Aufgabenbereich zuständig bzw. wurde von diesem Dienstnehmer mitbetreut.

Zl. KA-09839/2015

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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