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Zur Follow up – Einschau 2024 war für den Stadtrechnungshof durch Einsichtnahme
in das städtische Buchführungssystem feststellbar, dass die per 31.12.2023 offenen
Forderungen der Stadtbibliothek in Höhe von € 15.264,68 auf dem Konto 230000 –
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen erfasst waren.
Ergänzend verwies das Referat Stadtbibliothek der MA V darauf, dass die Bibliotheks-Softwarefirma mit der Programmierung einer Schnittstelle zur städtischen
Buchhaltungssoftware beauftragt worden sei. Dies mit dem Ziel, dass künftig die
Erfassung und Dokumentation der offenen Forderungen automatisch erfolgen
könne. Die Softwarefirma habe diese Schnittstelle mit Update vom 16.12.2024
bereitgestellt. Somit kündigte die Fachdienststelle an, dass im Laufe des 1. Quartals
2025 die Daten automatisch übermittelt werden könnten.
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Empfehlung
des Stadtrechnungshofes
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Diese Rückstandsdaten in der verwendeten Bibliotheks-Software waren für die
Stadtbibliothek durchaus von hoher Bedeutung. Dies aus dem Grund, da gemäß
erhaltener Auskunft einige Leser dauerhaft von der Nutzung der Bibliothek ausgeschlossen werden, wenn weder die Mahnspesen bezahlt, noch die entlehnten
Medien zurückgestellt werden. Die offenen Forderungen würden in diesen Fällen im
System verbleiben, damit diese Personen sich nicht erneut in der Bibliothek als
Benutzer einschreiben können.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V dennoch, in
Zusammenarbeit mit dem Amt für Rechnungswesen der MA IV die bestehenden
Rückstände zu bearbeiten und letztlich zu bereinigen. Dies insofern, als insbesondere jene Rückstände, welche in die Jahre vor 2020 reichen, zum Teil verjährt
sein können. Das Referat Stadtbibliothek kündigte im Rahmen der damaligen
Stellungnahme an, die Rückstände vor dem Jahr 2020 zu bereinigen. Zudem
avisierte die Fachdienststelle, gemeinsam mit der Softwarefirma daran zu arbeiten,
Leser, die aufgrund ausständiger Forderungen keine Ausleihungen mehr vornehmen dürfen, über andere Parameter zu sperren.
Zur Follow up – Einschau 2024 wies die Fachdienststelle gegenüber dem Stadtrechnungshof nach, dass sie die Rückstandsliste bereinigte. Außerdem erwähnte die
Fachdienststelle, dass Leser künftig im System automatisch gesperrt werden, wenn
eine (unbezahlte) Kostengrenze überschritten ist.
Der Empfehlung des Stadtrechnungshofes wurde entsprochen.

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Im Zuge der Bereitstellung der Rückstandsliste informierte die Referatsleiterin die
Kontrollabteilung darüber, dass Ende des Jahres 2020 eine Systemumstellung in
Bezug auf die verwendete Bibliotheks-Software stattgefunden hatte. Mit dieser
IT-Umstellung seien alle Rückstände vom vormaligen IT-System mit dem Datum der
Datenkonvertierung (28.12.2020) in das neue System übertragen worden.
Zu einem im Zuge der Prüfung von der Kontrollabteilung identifizierten Einzelfall
stellte sie fest, dass ein betraglicher Rückstand im Ausmaß von € 17,00 bestand.
Dieser stammte aus der Zeit vor der IT-Systemumstellung Ende des Jahres 2020.
Die Bezahlung dieses Rückstandes erfolgte am 23.10.2023. Die Kontrollabteilung
hielt nach Sichtung des Kundenbeleges unter anderem fest, dass auf diesem als

Zl. MagIbk/90840/StRH-PR/1

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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