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Grünanlagen - Planung und Bau in ihrer Stellungnahme vom 4.2.2003 mit, dass eine
Auswertung der Ergebnisse noch nicht erfolgen konnte, da die dafür erforderlichen
Zahlen aus der Kostenrechnung (lt. Mitteilung der Abteilungsleitung) dem Referat
derzeit noch nicht zur Verfügung stehen. Unabhängig davon wird die
Abteilungsleitung einen bisherigen Erfahrungsbericht dem Vizebürgermeister noch in
der ersten Jahreshälfte 2003 zur Berichterstattung im StS übermitteln.
Im Rahmen der Follow up Einschau 2003 teilte die MA VI/Amt für Grünanlagen mit
Schreiben vom 26.1.2004 mit, dass vom Referat Grünanlagen - Planung und Bau mit
dem angekauften EDV-Programm „Unterm Strich“ die anfallenden Zeiten von den
einzelnen Mitarbeitern erfasst wurden. Allerdings zeigten bereits stichprobenartige
Kontrollen durch den Referenten, dass diese Erfassungen insofern korrekturbedürftig
erscheinen, als die Zuordnung der Zeiten zu der Vielzahl der detailliert vorgegebenen
Aufgaben für die Mitarbeiter sehr schwer möglich ist. Die Referatsleitung wird sich
bemühen, im Jahr 2004 einen Zwischenbericht über den Vizebürgermeister dem StS
vorzulegen. Der Magistratsdirektor hat zu dieser Stellungnahme ergänzend angemerkt, dass er gemeinsam mit der Abteilungsleitung der MA VI und der zuständigen
Amtsleitung danach trachten werde, dass möglichst bald ein aussagekräftiger Bericht
fertig gestellt werde.
Aus den der Kontrollabteilung im Zuge der Follow up-Einschau 2004 zur Verfügung
gestellten Unterlagen ging hervor, dass dem Magistratsdirektor ein Bericht des
Referates Grünanlagen - Planung und Bau (Datum 15.10.2004) über die
Strukturierung der Zeiterfassung sowie die Vergleichbarkeit mit der Honorarrichtlinie
der OGLA betreffend übermittelt worden ist. In weiterer Folge war zur Präzisierung
und Vervollständigung der vorgelegten Auswertungen die MA IV/Finanz-, Wirtschaftsund Beteiligungsverwaltung um die Ermittlung des durchschnittlichen Stundensatzes
für das Referat Grünanlagen - Planung und Bau ersucht worden. Der vom Amt für
Rechnungswesen errechnete Stundensatz wurde dem Büro des Magistratsdirektors
mit 10.1.2005 mitgeteilt. Weiters ist einem Schreiben des Büros des Magistratsdirektors an die Frau Bürgermeisterin mit Datum 2.2.2005 zu entnehmen, dass die
oben erwähnten Unterlagen in Form eines Zwischenberichtes dem StS vorgelegt
werden und im Anschluss daran das Amt für Information und Organisation bzw. das
Referat Organisation und zentrales Controlling mit der (inhaltlichen) Prüfung dieses
Zwischenberichtes beauftragt wird. Außerdem ergeht an die betreffende Dienststelle
der Auftrag, dem StS einen abschließenden Bericht zur Kenntnisnahme vorzulegen.
Der Bericht des Referates Grünanlagen - Planung und Bau (Datum 15.10.2004) über
die Strukturierung der Zeiterfassung sowie die Vergleichbarkeit mit der
Honorarrichtlinie der OGLA betreffend wurde vom Amt für Information und
Organisation einer inhaltlichen Prüfung unterzogen und das Ergebnis der
Kontrollabteilung mit Schreiben vom 23. Jänner 2006 übermittelt. Darin wird
festgehalten, dass das dargestellte Aufgabenspektrum dem in der vom Amt für
Grünanlagen geführten Funktionsmatrix im Prozessmonitor entspricht. Die Definition
der Fachaufgaben sollte noch vereinheitlicht werden, damit im Zeiterfassungssystem
und in der Funktionsmatrix dieselben Aufgabenbezeichnungen verwendet werden.
Abweichungen bestünden in der Aufgabenzuordnung zu den beiden Produkten,
weshalb hier insofern Handlungsbedarf besteht, da die Funktionsmatrix die Basis für
den Aufteilungsschlüssel in der Kostenrechnung darstellt.

ZI. KA-342/2006

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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