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Unter Verweis auf die erfolgte Beauftragung der Softwarefirma
informierte das Referat Stadtbibliothek in der Stellungnahme darüber,
dass die maßgeblichen Positionen voraussichtlich ab dem 3. Quartal
2024 einzeln ausgewertet werden können. In weiterer Folge werde
somit eine Verbuchung nach den Vorgaben des Kontierungsleitfadens
ermöglicht.
Rückstandsliste –
keine Erfassung
im städtischen
Buchhaltungssystem –
Empfehlung

Die Kontrollabteilung stellte bei ihrer Prüfung fest, dass im städtischen
Buchhaltungssystem im Bereich der Stadtbibliothek lediglich
Einnahmen dokumentiert waren, welche effektiv auch zur Einzahlung
gelangten. Unbeglichene bzw. offene Posten der Stadtbibliothek waren
im städtischen Buchhaltungssystem nicht abgebildet.
Die von der Referatsleiterin auf Anfrage der Kontrollabteilung
bereitgestellte Rückstandsliste wies eine Rückstandssumme von
€ 15.864,68 auf. Dabei entfiel eine Summe von € 8.436,55 auf Rückstände der Jahre 2021 bis 2023 (bis Auswertungsstichtag 23.10.2023).
Eine Summe von € 7.428,13 betraf Rückstände aus älteren Beständen
vor und bis inkl. dem Jahr 2020.
Die Kontrollabteilung hielt in Bezug auf diese Rückstände fest, dass
diese zwar in der von der Stadtbibliothek verwendeten BibliotheksSoftware dokumentiert waren. Jedoch erfolgte keine buchhalterische
Erfassung dieser Rückstände im städtischen Buchhaltungssystem.
Diese Rückstände stellten aus Sicht der Kontrollabteilung offene
(unbeglichene) Forderungen dar, welche gemäß den Vorgaben der
VRV 2015 im städtischen Rechnungsabschluss zu erfassen waren.
Die Kontrollabteilung empfahl dem Referat Stadtbibliothek der MA V, in
Zusammenarbeit mit dem Amt für Rechnungswesen der MA IV zu
überprüfen, ob und wie künftig eine Erfassung und Dokumentation von
derartigen Rückständen (offenen Forderungen) im städtischen
Rechnungsabschluss sichergestellt werden kann.
In der Stellungnahme verwies das Referat Stadtbibliothek darauf, dass
die Rückstandslisten dem Amt für Rechnungswesen übermittelt worden
wären.
Das Amt für Rechnungswesen berichtete in der dazu abgegebenen
Stellungnahme, dass mit dem Referat Stadtbibliothek die jährliche
Bereitstellung einer Auswertung aller offenen Posten mit Stichtag
31.12. jeden Jahres vereinbart worden wäre. Im Hinblick auf den
Rechnungsabschluss 2023 sei diese Übermittlung bereits erfolgt. Die
offenen Posten werden künftig im städtischen Buchführungssystem
erfasst und jährlich entsprechend den Meldungen der Stadtbibliothek
angepasst. Somit werden die offenen Forderungen künftig im
Vermögenshaushalt des Rechnungsabschlusses nach den Vorgaben
der VRV 2015 dargestellt.

MagIbk/62945/KA-PR/1

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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