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Die Kontrollabteilung hat mit dem Referenten des Stadtarchivs –
Stadtmuseums vereinbart, bei Abschluss eines neuen Werkvertrages
für das Jahr 2010 den Leistungszeitraum von 1.1. bis 31.12. festzulegen. Zwischenzeitlich wurde der entsprechende Werkvertrag mit Datum
17.3.2010 unterfertigt und der Kontrollabteilung in Kopie übermittelt.
Im Zuge des Anhörungsverfahrens wurde erklärt, dass der „Zukauf“
von Spezialwissen oder das Auslagern von bestimmten Arbeiten dem
Referat eine große Flexibilität ermögliche und andererseits dem Werkvertragsnehmer Berufspraxis und Spezialisierungsmöglichkeiten bietet.
Im gegenständlichen Fall sei vergessen worden, zu Jahresbeginn einen
neuen Werkvertrag abzuschließen.
Skonto

Im Rahmen der Belegkontrolle wurde eine Rechnung des Amtes für
Kultur betreffend die Lieferung eines HD-Reinigers an die Stadtbücherei
behoben. Auf den zu zahlenden Betrag für die Ende März gelieferte
Ware wäre Skonto gewährt worden. Die Rechnung wurde jedoch knapp
einen Monat später zur Gänze bezahlt. Obwohl es sich um einen finanziell kleinen Betrag handelte, hätten bei zeitgerechter Bearbeitung Kosten gespart werden können. In der Stellungnahme des zuständigen
Amtes wurde angeführt, dass die verspätete Bearbeitung aus einer
Rechnungsneuausstellung durch die Lieferfirma resultierte, da die Originalrechnung bei der Lieferung nicht aufgefunden wurde.

Bekanntgabe des Empfängerkreises bzw. des
Verwendungszweckes

Die Kontrollabteilung hat im Rahmen der lfd. Gebarungskontrolle eine
an das Büro der Bürgermeisterin gerichtete Auszahlungsanordnung
überprüft und dabei festgestellt, dass die der Auszahlungsanordnung
zugrunde liegende Faktura zwar ordnungsgemäß mit einer Eingangsbestätigung und dem Vermerk "Sachlich richtig" samt Unterschrift versehen war, der Verwendungszweck bzw. Empfängerkreis jedoch nicht
ersichtlich gemacht worden ist. Die Kontrollabteilung ersuchte daher
um nachträgliche Bekanntgabe des Verwendungszweckes und empfahl
aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz, künftig in jedem
Fall den/die Empfänger/in bzw. den Verwendungszweck auf den Ausgabenbelegen zu vermerken. In einer ersten Reaktion darauf hatte der
Leiter des Büros der Bürgermeisterin der Kontrollabteilung die angeforderten Daten übermittelt und zudem betont, dass er mit den zuständigen Bediensteten gesprochen und darauf gedrängt habe, dass künftig
der/die Empfänger/in angeführt werden müsse. Im aktuellen Anhörungsverfahren bekräftigte nunmehr der Büroleiter der Bürgermeisterin, dass er mit allen Kolleginnen, die unter AOB BM00 buchen, das
Gespräch gesucht und darauf hingewiesen habe, dass auf allen entsprechend in Frage kommenden Rechnungen der Empfängerkreis vollständig und korrekt vermerkt werde. Er teilte zudem mit, dass er verstärkt sein Augenmerk darauf legen bzw. prüfen werde, ob bzw. dass
diese Anordnung durchgängig vollzogen wird.

Rechnung Schüleressen
– falscher Empfänger
(bei korrekter Bankverbindung)

Die Kontrollabteilung bemängelte hinsichtlich zweier Auszahlungen des
Amtes für Kinder- und Jugendbetreuung betreffend die Bezahlung von
„Schüleressen“ für städt. Schülerhorte und Kindergärten, dass auf den
Auszahlungsanordnungen als Zahlungsempfänger fälschlich die ISDGastronomie Dienstleistungs GmbH anstelle der korrekten Innsbrucker
Soziale Dienste GmbH (ISD) angeführt worden ist.

Zl. KA-07305/2010

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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