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Für den Bereich der ISD und ISD-Gastro existiert eine „Anweisung zur Führung einer
Kassa“, die insbesondere zur Vorbereitung der Belege, für die Eintragungen in die Excel-Vorlage/Kassabuch und zur Beachtung des Versicherungsschutzes (Einbruchdiebstahl und Feuer) von Bargeldbeträgen maßgeblich ist.
In Anlehnung an die Empfehlungen in 104 hielt es die Kontrollabteilung für erforderlich, diese Dienstanweisung zu überarbeiten bzw. in der Weise zu ergänzen, dass eine
verpflichtende Kassenbestandsaufnahme in noch festzulegenden Intervallen, zumindest jedoch zu jedem Bilanzstichtag, ebenso festgeschrieben wird, wie auch nähere
Modalitäten in Bezug auf die Übergabe einer Kassa, auch z.B. im Zuge einer urlaubsoder krankheitsbedingten Abwesenheit, zu ergänzen wären.
Im Anhörungsverfahren zur aktuellen Follow up - Einschau bestätigte die Geschäftsführung der ISD-Gastro, dass es nun für jedes Jahr eine separate Anweisung zur Kassenbestandsaufnahme per 31.12. gebe.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde teilweise entsprochen.

106

Die Kontrollabteilung hatte im Zuge dieser Prüfung in Einzelfällen auch eine Abstimmung der Kassenbelege des Prüfungszeitraumes mit den Kassabucheintragungen
vorgenommen, die zu keinen Feststellungen geführt hat. Von einer ergänzenden
stichprobenartigen formalen und inhaltlichen Prüfung der Belegsammlung der Kassa
im Promenadencafe des Wohnheimes Reichenau hatte die Kontrollabteilung hier allerdings abgesehen, zumal die Einnahmen ausschließlich aus den Tageslosungen resultierten und vereinzelte Ausgaben im Wesentlichen nur bei Lebensmitteleinkäufen
angefallen waren.
Im Konnex damit wurde zur Erhöhung der Transparenz im Belegwesen von der Kontrollabteilung generell angeraten, die Ausgabenbelege für Lebensmitteleinkäufe vom
(von der) jeweils verantwortlichen Bediensteten paraphieren zu lassen, um damit die
Notwendigkeit des Einkaufes für das Promenadencafe sowie die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Ausgabe zu bestätigen. Diese Vorgangsweise ergab sich im
Übrigen auch aus dem Wortlaut der firmeninternen Anweisung zur Führung einer
Kassa (Kapitel: Vorbereitung der Belege – 3. Punkt), wonach „jeder Beleg rechts unten mit Unterschrift“ zu versehen ist.
In der Stellungnahme dazu teilte die Geschäftsführung der ISD-Gastro im Rahmen
des Follow up 2008 mit, dass „externe Kassen-Ausgabenbelege regelmäßig von den
verantwortlichen Mitarbeitern (Kassenverantwortlichen) rechts unten abgezeichnet
werden. Eingangsrechnungen werden am Buchungsstempel auf ihre Richtigkeit abgezeichnet.“
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

ZI. KA-01203/2009

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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