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Die IISG sicherte dies in ihrer damaligen Stellungnahme zu. Die angekündigte Umsetzung der Empfehlung werde lt. IISG im Zuge der Bilanzerstellung durch den Wirtschaftstreuhänder realisiert werden.
Im Anhörungsverfahren zur Follow up – Prüfung 2011 wurde der Kontrollabteilung
bekannt gegeben, dass die Inventardaten von der Leiterin der Heime Westendorf in
Kooperation mit einem Mitarbeiter des Referates Anlagenbuchhaltung/Inventarwesen
der MA IV überarbeitet worden wären. Das Inventarverzeichnis zum 31.12. jeden
Jahres werde nunmehr gemeinsam mit dem Jahresabschluss vom Wirtschaftstreuhänder erstellt, der Jahresabschluss selbst werde letztlich an die zuständigen Sachbearbeiter in der MA IV – Finanz-, Wirtschafts- und Beteiligungsverwaltung übermittelt.
Der Empfehlung der Kontrollabteilung wurde entsprochen.

3.2 Follow up – Einschau 2010 / Bereich Unternehmungen
und sonstige Rechtsträger

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Der Bericht der Kontrollabteilung über die Prüfung von Teilbereichen der Gebarung
und der Jahresrechnung 2006 der ISD-Gastronomie Dienstleistungs GmbH, Zl.
KA-15661/2007, wurde am 07.03.2008 fertig gestellt. In Verbindung mit den damaligen Prüfungsfeststellungen hatte die Kontrollabteilung mehrere Empfehlungen ausgesprochen, deren Umsetzung bereits im Zuge des seinerzeitigen Anhörungsverfahrens bzw. der Follow up – Einschauen 2008 bis 2010 erledigt oder zugesichert worden ist. Der Stand der offen gebliebenen Anregungen war Gegenstand dieser aktuellen Follow up – Einschau 2011:

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Im Zusammenhang mit der Prüfung des Kassenbestandes wurde der Kontrollabteilung die Richtigkeit des per 31.12.2006 bilanzierten Bargeldbestandes in der Höhe
von € 5.282,55 nur anhand des errechneten Sollstandes im Kassabuch nachgewi esen. Eine Geldbestandsaufnahme mit einer entsprechenden Dokumentation in einem
Kassenaufnahmeprotokoll hat nicht stattgefunden, ein Soll-Ist-Vergleich des Kassenstandes zum Jahresultimo war daher nicht möglich.
Die Kontrollabteilung hielt es für sehr wesentlich, dass die Ordnungsmäßigkeit der
Führung einer Kassa u.a. auch durch eine Abstimmung des errechneten Sollstandes
mit dem ermittelten Bargeldbestand beurteilt wird und empfahl, in Zukunft mindestens
zu jedem Bilanzstichtag, vorteilhafter und transparenter im Sinne eines funktionierenden Internen Kontrollsystems (IKS) wäre es jedoch, jeweils zum Ende jeden Monats
oder in anderen noch festzulegenden Intervallen, Zwischenabschlüsse mit einer
Geldbestandsaufnahme im Promenadencafe durchzuführen. Das Protokoll über eine
durchgeführte Kassenbestandsaufnahme sollte – analog der Vorgangsweise beim
Abschluss von Kassabuchseiten – sowohl vom (von der) jeweiligen Kassier(in) als
auch vom vorgesetzten Bereichsleiter unterfertigt werden. Nach Meinung der Kontrollabteilung sollten auch die im Bereich der ISD bzw. der ISD-Gastro lt. „Anweisung
zur Führung einer Kassa“ vom 13.02.2007 vorgesehenen unvermuteten Kassenkontrollen intensiviert und entsprechend dokumentiert werden.

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Zl. KA-00200/2012

Bericht des gemeinderätlichen Kontrollausschusses

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